powerpoint - parte II

para quienes lo pidieron, aca va la parte II.

cuantos powerpoints habremos visto en nuestra carrera profesional, pero lamentablemente si hacemos un balance, con mucha suerte nos quedemos con 3 o 4 presentaciones que realmente valieron la pena.

es parte de la rutina corporativa sentarnos a reuniones insufribles donde el protagonista es el powerpoint. debemos exponernos en promedio a unos 20 powerpoints por semana e increiblemente vamos a reuniones como corderos con pleno conocimiento del futuro que nos depara en las proximas horas: slides y mas slides de presentaciones aburridas y sin contenido.

y por que pasa esto?

claramente hay un problema en el proceso. la mayoria de los "ejecutivos" empieza a armar su presentacion haciendo click en "open new presentation". eligen el template, el font, se traen alguna presentacion del mes pasado, hacen cut and paste, save as, todo eso y mas, pero sin sentarse 2 minutos a ver que corcho quieren decir en la presentacion.

error jovenes ejecutivos y ejecutivas! lo primero que habria que hacer es agarrar una hojita de papel (si sos muy techie te banco con el word) y pensar primero que es lo que queres decir. basico... pero no tan basico para la gran mayoria.... porque en general todos empiezan por la imagen y no por el contenido.

y si, lo que pasa es que el contenido demanda un esfuerzo sobrenatural: habria que "pensar" primero. todo un tema.

en consecuencia, gracias a toda esta gente que "powerpointea" sin ningun tipo de estrategia, mi vida esta plagada de presentaciones monotonas de las cuales me llevo casi nada. deci que ahora con la blackberry voy mejorando un poco la productividad en esas reuniones de presentaciones inutiles y voy leyendo los mails que siguen acumulandose en el inbox. seguramente alguno incluya un "invite" para otra presentacion...

resumiendo, el powerpoint es una forma de presentar linda, con fonts, colores, bullets (muchos bullets), y animaciones.... ah las animaciones! pero dejemos algo en claro: el powerpoint es muy lindo, pero lo fundamental es que idea se quiere comunicar. hay una historia? un problema? un plan de accion? no esperemos que el powerpoint resuelva la falta de mensaje.

y para cerrar, un llamado a la solidaridad: pensemos en el projimo! no atosiguemos a nuestra audiencia con interminables slides llenas de nada.

powerpoint - parte I

y si, parte 1 porque este tema da para largo....

el powerpoint es sin dudas el software mas utilizado en el mundo corporativo y cero utilizado en lo personal.

excel por otro lado es un programa que podrias llegar a utilizar en tu vida personal ya sea para hacer alguna planillita de tus gastos (tipico de contador), correr algunos numeros para tomar una decision de alquilar vs comprar, etc. word es otro programita confiable y "user friendly" que podrias llegar a usar en tu tiempo libre para escribir un diario, una carta en borrador antes de mandarla en forma definitiva...

pero powerpoint.... solo lo usas en el laburo! claro, si estudiaste ingenieria podria ser que te mandes alguna matriz FODA para elegir novio/a entre los candidatos/as que te andan revoloteando, pero convengamos que los mortales normales no solemos usar powerpoint en nuestra vida normal!

powerpoint es corporativo y punto!

lo que mas me gusta del powerpoint es que aunque el plan presentado no resista ningun tipo de analisis, hay presentaciones que son tan pero tan buenas que llegan a los niveles mas altos de la corporacion! sinceremosnos, hay gente que presenta planes insolitos, pero con un poquito de condimento (lease animaciones) y otro poquito de entretenimiento (lease "presentation skills") en una corporacion multinational podes llegar muy lejos! de hecho, hay gente que es promocionada en gran parte por su nivel de "presentation delivery".

una de las caracteristicas que mas me entretienen de las presentaciones es el contexto. generalmente bajas con tu laptop y esperas tu turno creyendo que todo va a funcionar bien. error!!! nunca confies en la tecnologia. lo mas probable es que cuando llega tu turno, conectes ese cable con enchufe raro lleno de patitas y no pase absolutamente nada. apretas F5, F8, F cualquier cosa y nada. lo mas lindo es cuando levantas la mirada y tenes al comite directivo regional mirandote y esperando que McGyver de IT venga al rescate cuanto antes asi llega al after office del hotel donde se hospeda.

vos comenzas a sentir el calorcito de las luces y te empiezan a caer las primeras gotas que sumadas a los nervios que traias no hacen la mejor de las combinaciones. despues de un rato, el nerd de IT llega y magicamente con 2 clicks hace aparecer la caratula de tu presentacion y a vos te hace quedar como la reverenda ...

solucionado el problema tecnologico, aparece tu primer slide que mas que probablemente te llevo 20 minutos armar entre encontrar una foto con onda y alinear los titulitos. corporate girl te dice: lo bien que hiciste! porque la caratula es el primer y primordial paso para ascender en la escalera coporativa.

y largamos con la presentacion! primer slide, segundo slide, venis a full... hasta que el capo regional te lanza la primer pregunta. un sablazo directo a la yugular. y si, no solo hay que tener buen discurso, tambien hay que ensayar respuestas a todas las preguntas que te puedan hacer. y ahi es cuando acudis al slide #193 dentro de la seccion de "back ups" para intentar contestar a la pregunta. hay una regla basica que todos tenemos que saber: los regionales tienen que hacer preguntas para ganarse el sueldo, asi que no te duermas y ensaya todo tipo de preguntas. me escuchaste? TODO tipo de preguntas!

y seguis con tus slides y respondes a los flechazos que te van tirando de la audiencia. pero hay un final que no falla: el aplauso. no entiendo por que en las corporaciones se aplaude todas las presentaciones. hay presentaciones que no son dignas de aplausos. que mas vale te dan ganas de desaparecer. pero bienvenidos al mundo corporativo! presentas y no importa lo que presentes te ganas un aplauso. me recuerda a algo que me enseño Papa: "mono que se viste de seda...".

me da la sensacion que en Argentina tenemos un gran desafio porque tanto en el cole como en la facu aprendes de todo menos a presentar. a ver si las universidades se ponen media pila y se avivan: con una materia dedicada a presentaciones eficientes el alumnado puede llegar a ser CEO en menos de una decada!

conference calls

cada vez tenemos menos reuniones presenciales y mas conference calls.

sin embargo, no todas son verdaderas conference calls. ahora a toda conversacion por telefono que tenga como objeto un tema de trabajo la llamamos "conference call". aunque participen solo 2 personas! yo entiendo que le da un toque mas glamoroso que una simple "charla por telefono". pareciera que con el solo uso del termino conference call se tomaran decisiones en forma expeditiva. nada mas ajeno a la realidad...

el concepto de conference call tomo un protagonismo creciente de la mano de la globalizacion. si tu empresa tiene filiales por todo el mundo, es normal que te inviten a una conference call para bajar linea de algun tema en forma simultanea a todo el globo terraqueo.

si bien la CC ha acortado distancias y permite alinear en minutos a personas que de lo contrario tendrian que tomar aviones y costar un dineral, tambien tiene sus puntos flojos.

por ejemplo es terrible cuando la CC se da en paises con diferentes usos horarios y tenes que coordinar participantes que estan en USA, Europa y Asia. a mas de uno le habra tocado una CC a las 3 de la mañana. imagino el look: piyama, despeinado y cara de dormido con raya de almohada incrustada.

por otro lado, estan las clasicas interrupciones de algun colgado que se olvida de apretar el "mute" y aparece a viva voz contando su ultima salida con la fulanita de turno con lujo de detalles, o peor cuando tira alguna critica al que esta liderando la CC sin darse cuenta que esta en speaker phone al mundo. incineracion de carrera en tiempo real.

mas de una vez me toco sufrir los infernales ruiditos de la birome contra el escritorio, el ring tone poco feliz con el reggaeton del momento o cancioncitas de sala de espera de consultorio de medico que siempre algun personaje con poco dominio del aparato telefonico te hace escuchar. si ya se, nadie sabe manejar estos telefonos nuevos. debiera ser un tema a agregar en la induccion cuando entras a una empresa: como usar el telefono en conference call.

pero alegrense que no todo es negativo! las CC tienen su parte amable. lo mas importante es que si haces las cosas bien (lease tomas la precaucion de poner en mute) podes estar con el manos libres tomandote unos mates y paveando en internet. eso si, hay que estar atento a la inesperada pregunta que puede tomarte por sorpresa y hacerte quedar como un goma. ahi me permito darles un consejo que mas de una vez funciono de mil maravillas: "perdon, me hicieron una pregunta? estoy teniendo problemas con el sonido. no se escucha muy bien".

otro punto a favor de las CC es que mientras estas en la conference call podes aprovechar a resolver otros temas mas apremiantes: definir el lugar del proximo after office, enviar un mail para la colecta por el cumpleaños de alguno, actualizar tu CV, etc.

a diferencia de una reunion presencial, y sobre todo si la CC es multitudinaria, podes irte de la CC al baño, a buscarte un cafe, unas galletitas a la maquinita de golosinas o a la miercoles directamente sin que nadie se entere. si tenes la mala suerte que hayan hecho una pregunta dirigida a vos, siempre podras argumentar que se cayo la linea y no pudiste volver a conectarte.

sin embargo, las cosas cada vez se tornan mas complejas. no solo ahora te la pasas en conference calls, una tras otra, sino que ademas ahora esta la onda del "web conferencing". web que? en lugar de mandarte el powerpoint por mail y que cada uno vaya pasando los slides, ahora te tenes que conectar por internet a un lugar donde esta la presentacion y alguien magicamente va pasando los slides ante los ojos perplejos de los conferencistas virtuales. esto no hace mas que llevar siglos en pasar de slide a slide y en lugar de tardar media horita en una sala de reunion, son horas y horas de ver como alguien te va pasando los slides. es la muerte misma... los mates terminan frios y para colmo te complica el multi-tasking de temas apremiantes.

que bueno seria que en lugar de tanto conference call tuvieramos un poco mas de contacto face to face, no?

radio pasillo

y si, siempre te enteras antes por radio pasillo que por los canales formales de la compañia. es el primer mal que se quiere erradicar, sin embargo, hasta ahora solo veo que radio pasillo se ha convertido en el canal de preferencia adoptado por el personal de todo nivel y esta para quedarse.

lo gracioso es que en recursos humanos se rompen la cabeza tratando de crear nuevos canales de comunicacion: intranet, email, persona en recursos humanos dedicada full time a atender las necesidades de los colaboradores, reuniones multitudinarias donde diferentes personajes de la comision directiva van desfilando y presentando las iniciativas y desafios de sus respectivas areas, buzon de preguntas en la recepcion, etc. y ahora, algunos ejecutivos tienen blog!

todo muy lindo, pero radio pasillo sigue siendo LA manera de saber que pasa en la organizacion. con radio pasillo te enteras del dato de ultimo momento: "lo rajaron a tal", "esos dos tienen onda, llegaron juntos!", "lo ascendieron pero le pagan lo mismo", "entro un pibe para el puesto de gerente de marketing", "se viene un cambio de regiones, ahora vamos a reportar a la region de Chamchatka".

antes radio pasillo se daba literalmente en el pasillo. la tipica escena era la de un grupito apretado en el espacio reducido donde se encuentra la maquina de cafe y el botellon de agua. ahora, la tecnologia no hizo mas que exponenciar nuestra natural preponderancia por el chisme.

tenes todo tipo de herramienta para el gusto del consumidor con el objetivo de magnificar tu aporte al chusmerio: email de la empresa (asi no se dan cuenta que entraste al yahoo a boludear), email de tu cuenta personal (aca te jugas a que tu jefe te pesque efectivamente boludeando), mensajito de texto (pero con el agravante que los destinatarios de tu SMS no pueden interactuar entre si --> muy importante para maximizar la viralizacion de tu dato chismoso), messenger, facebook, twitter, my space, linked in, you tube, etc, etc, todos con riesgo de ser pescados en temas improductivos. no nos olvidemos del celular, smart phone o lo que tu empresa haya designado entregarte (dependiendo de su nivel de coolness y de tu nivel de empleado). este aparatito maravilloso que permite que te levantes de tu lugar de trabajo y chusmees cuanto quieras. antes tenias linea fija, te acordas? se complicaba horrores en el "open space" (que lindo tema para un proximo blog!).

señores de recursos humanos: no les queda otra que bancarsela. el chusmerio es y sera siempre parte fundamental de la vida cotidiana de todo empresa. con o sin tecnologia, el chisme encuentra quien lo cuente y sobre todo quien lo reciba. no inventen mas canales de comunicacion, total nunca van a poder superar la efectividad y velocidad con la corre un chisme corporativo.